INVITEC implementerede nyt ERP-system på kun 8 arbejdsdage
Tilbage i 2013 blev det meddelt, at Microsoft Dynamics C5 ikke ville kunne blive opdateret efter 2018. Denne meddelelse, samt det faktum at INVITEC vækstede, gjorde det nødvendigt for virksomheden at undersøge markedet for den bedste ERP-løsning til produktionsvirksomheder.
En ERP-løsning som skulle hjælpe virksomheden med at holde overblikket, og besvare spørgsmål omhandlende produktionen og rentabiliteten som:
Spørgsmål i produktionen
Spørgsmål omkring rentabilitet
I deres søgen efter et nyt ERP-system blev INVITEC opmærksomme på MONITOR ERP, hvor man samtidig kunne skæve til NSM i Kolding. En produktionsvirksomhed på 50 mand, som allerede havde implementeret systemet, med stor tilfredshed.
Monitor blev inviteret til en præsentation og demo af ERP-systemet, og hurtigt stod det klart for INVITEC, at dette var løsningen de kiggede efter.
Hvor lang tid tager det at skifte ERP System? Et svært spørgsmål at give et entydigt klart svar på, da det afhænger af den enkelte virksomhed.
For INVITEC tog det blot 57 timer, eller hvad der svarer til 8 dages arbejde. Disse timer var fordelt over en periode på 2 måneder, hvorefter INVITEC skiftede deres C5 løsning ud, med en MONITOR ERP-løsning.
En implementering af MONITOR ERP på kun 8 arbejdsdage er mulig, fordi der er tale om standardsystem med høj grad af fleksibilitet. Et ERP-system hvor der ikke skal ske en masse kundespecifikke tilretninger, hvilket sparer kunden megen tid, og mange penge.
Fx skal der ikke bruges ressourcer på opsætning af forskellige dokumenter som faktura, ordrebekræftelse, følgesedler og indkøbsordrer mv. Områder der ellers ofte bruges meget tid på, såvel internt som eksternt, ved implementering af et nyt ERP-system.
Monitor har gennem mere end 40 år udelukkende fokuseret på produktionsvirksomheder, hvilket er unikt indenfor ERP-branchen. Systemet bygger på best practice, og med mere end 4000 installationer er systemet gennemtænkt og gennemprøvet, og en implementering forløber derfor glat og uden overraskelser.
I samarbejde med INVITEC blev der udarbejdet en plan for implementeringen. En implementeringsplan inklusiv alt, fra opstartsmøde og behovsafdækning, til implementering, test og ikke mindst at gå i luften med det nye ERP-system.
Alt sammen præciseret med datoer for hver enkelt aktivitet, herunder INVITEC’s egne lektier i processen.
Implementeringen af det nye ERP-system for INVITEC inkluderede forskellige elementer som:
Er du interesseret i at læse mere om implementeringen, og de enkelte elementer i denne. Så kan du herunder blive klogere på, hvad disse nærmere bestod af.
Inkluderet i de 57 timer var import af virksomhedens kontoplan og balanceudskrift, opsætning af elektronisk fakturahåndtering (godkendelsesflow og fakturaer tilgængelige elektronisk) og undervisning i bogføringen.
C5-løsningen indeholdt ikke råvarer. Alle primære råvareleverandører blev derfor kontaktet og bedt om at fremsende oversigt over hvilke materialer INVITEC havde købt inden for de seneste par år. Listerne fra leverandørerne blev herefter importeret incl. enheder (mm og kg.), priser og afrundingskvanti (fx længder á 6000 mm).
Frank – som tidligere har programmeret i C5 – lavede et udtræk fra den gamle C5-løsning, hvor varenumre blev koblet sammen med kunder og salgspriser i Excel. Herefter var det kundens opgave at gennemgå regnearket, hvorefter varerne – nu med kundelinks – let blev importeret ind i MONITOR ERP.
Virksomhedens typiske produkt består af et enkelt materiale, der gennemløber 2-4 processer. Der blev oprettet nogle standard-ruter, der med ”gem som” kunne importeres på færdigvarerne.
Men INVITEC’s ejere Jimmi og Michael fandt hurtigt ud af, at oprettelse af ruter og styklister er så simpelt i MONITOR, at man lige så nemt kan oprette dem fra bunden. De sørgede for, at der var styklister og ruter på alle de varer, som forventeligt kunne være i ordre pr. go-live datoen, og alle øvrige varer blev spærret. Efterhånden som der indløber ordrer på ‘nye varer’ fjernes spærringen og stykliste og ruter oprettes.
Forholdsvis tidligt i forløbet blev der opsat en pc med MONITOR i produktionen, og der blev oprettet mødeskemaer og overtidsskemaer til alle ansatte. Der blev holdt en kort undervisning i “komme-gå” for medarbejderne og næste løngrundlag kom fra MONITOR – allerede inden at man var gået i luften.
Ca. 14 dage førend go-live opstartedes en stor kunde ordre, med høje antal og forholdsvis lange gennemløbstider – et perfekt grundlag for at øve arbejdsstemplinger, så det gjorde vi. Øvelse gør mester – og selvom man nok aldrig opnår 100% korrekte stemplinger fra alle medarbejdere samtidig, så kan man ikke øve for meget.
Fredag i forbindelse med Go-live blev varelageret optalt på manuelle lister og indtastet i Monitor. Resterende igangværende produktionsordrer blev oprettet og kørt frem i status, så de svarede til virkeligheden. På Go-live dagen, mandag, mødte medarbejderne ind, stemplede komme-gå som de plejede, og stemplede ind på produktioner, som de havde øvet sig i de seneste 14 dage.
