Privatlivspolitik & GDPR

De personoplysninger, vi indsamler, er dem, som på en eller anden måde har til formål at identificere, og som kan være knyttet til, en bestemt person eller relateret til en aftale med en kunde – for eksempel er de personoplysninger, vi indsamler: navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. Dette kan også omfatte oplysninger, du giver under kontakten med os.

De data, vi opbevarer om dig, er udelukkende dem, du har givet, eller som vi har indsamlet fra dig i forbindelse med registreringer, du har foretaget vedrørende Monitor ERP System AB. Vi indsamler ingen yderligere data om dig fra en tredjepart.

Behandling af personoplysninger skal understøttes af gældende databeskyttelsesforordninger (GDPR), et såkaldt lovgrundlag, hvor formålet med behandlingen af dataene skal fremgå tydeligt. Længere nede i dokumentet kan du punkt for punkt læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger til hvert enkelt formål.

Vi gemmer aldrig personlige data længere, end vi har brug for. Nogle personlige data slettes med det samme. Andre personoplysninger gemmes i forskellige perioder, afhængigt af hvad dataene bruges til og vores juridiske forpligtelser.

Inden for visse forretningsområder kan Monitor ERP System AB engagere underleverandører. Det betyder, at de også kan kræve visse oplysninger om dig, som kunde eller enkeltperson. Vi kan dele dine personlige data med sådanne underleverandører. Disse parter har de tilsvarende forpligtelser vedrørende behandling af personoplysninger, som du har aftalt med os, i egenskab af at være kunde.

Dette er reguleret i en såkaldt persondatabehandleraftale. Vi har godkendte underbehandlere som bl.a:

• Visse it-tjenester
• Partnere
• Virksomheder i vores koncern

Monitor ERP System AB deler ikke personlige data uden for koncernen eller sælger dine data til en tredjepart.

Vi bruger IT-systemer til at beskytte fortroligheden af og adgangen til dine personlige data. Vi har truffet specifikke sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personlige data mod forkert eller uautoriseret behandling (f.eks. uautoriseret adgang, ødelæggelse eller beskadigelse). Kun de, der skal behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet, vil have adgang til de pågældende data.

Det sted, hvor dine personoplysninger behandles, er angivet i dokumentet Godkendte underbehandlere, som der er et link til i afsnittet ovenfor.

Personoplysninger indsamles, behandles og gemmes, når du køber et produkt eller
service fra os. Køb kan ske via telefon, brev, e-mail eller fysisk møde.

Vi gemmer og behandler personoplysningerne i vores systemer for at kunne:

• Gennemfør dit køb.
• Fuldfør leveringen af produktet med den tilhørende meddelelse og den nødvendige kontakt i tilfælde af, at leveringen er forsinket.
• Behandle returnering af produkter og reklamationer.
• Opfylde garantiforpligtelser mv.

Vi gemmer følgende personoplysninger: Navn, adresse, postadresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Juridisk begrundelse for behandlingen af personoplysninger: Købsaftaler og leveringsaftaler med kunde- og garantiforpligtelse.

Personoplysningerne gemmes i vores ERP-system i hele forretningsforholdets varighed. Når dette ophører, er vi i henhold til den svenske bogføringslov (BFL, i Sverige) forpligtet til at opbevare dataene i yderligere 7 (syv) år.

Personoplysninger modtaget via e-mail og brev slettes straks, når de er overført til vores
ERP system.

Tilbud
Tilbud, der indeholder personoplysninger, gemmes i vores ERP-system i hele varigheden af
forretningsforholdet. Når dette slutter, sker en udrensning af afsluttede kontakter årligt eller i overensstemmelse med gældende regnskabslove og praksis.

Fakturaer/Ordrer
Personoplysninger vises i vores forretningsdokumenter og gemmes i hele forretningsforholdet. Når dette ophører, slettes personoplysninger i overensstemmelse med gældende regnskabslove og praksis –
i øjeblikket efter en periode på 7 (syv) år.

E-mails vedrørende generelle forhold

• Vi gemmer følgende personlige data: Navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer.
• Retsgrundlag for persondatabehandlingen: Interesseafvejning.
• Dataene gemmes: På vores e-mail-server, så længe vi har en forretningsforbindelse eller er i en aktiv dialog herom. Sletningen sker derefter årligt.

Ordrer bekræftigelser

• Vi gemmer følgende personlige data: Navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer.
• Retsgrundlag for persondatabehandlingen: Købsaftale og leveringsaftale.
• Dataene gemmes: På vores e-mail-server, så længe vi har en forretningsforbindelse. Når dette slutter, sker sletningen årligt..

E-mail relateret til support

• Vi gemmer følgende personlige data: Navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer.
• Juridisk begrundelse for behandlingen af personoplysninger: Licens, support og opdateringsaftale.
• Dataene gemmes: I vores supportsystem, så længe forretningsforbindelsen varer. Sletningen sker derefter årligt.

Persondata behandles og gemmes for at kunne oprette og administrere personlige sider i supportportalen, hvor du fx kan spore og svare på aktuelle sager, se gamle sager og vedligeholde nøjagtige kontaktoplysninger.

• Vi gemmer følgende personoplysninger: Navn, adresse, postadresse, e-mail, telefonnummer, adgangskode, IP-adresse.
• Lovgrundlag for persondatabehandlingen: Support og opdateringsaftale.
• De personoplysninger, som registreres via supportportalen, gemmes i vores
  support sagsbehandlingssystem i hele forretningsforholdet. Når dette slutter, sker sletning af data årligt.

De personoplysninger, du afgiver ved tilmelding til et af vores arrangementer, behandles og gemmes i vores eventplanlægningsværktøj, hvor vi bruger dem til at administrere, planlægge og fakturere i forbindelse med konferencer, kurser og andre møder arrangeret af Monitor ERP System AB.

• Vi gemmer følgende personoplysninger: Navn, fødselsdato, adresse, postadresse, e-mail, telefonnummer, titel, diætbehov, særlige behov.
• Retsgrundlag for behandling af personoplysninger: at levere den service/løsning, kunden har købt.
• De personoplysninger, der registreres, når du tilmelder dig vores arrangementer, samles i vores arrangementsplanlægningsværktøj og gemmes i hele forretningsforholdet. Når dette slutter, sker sletning af data årligt.

Personoplysninger behandles og gemmes for at kunne sende information og nyheder via vores nyhedsbrev.

• Vi gemmer følgende personoplysninger: Navn, e-mailadresse, postnummer.
• Retsgrundlag for persondatabehandlingen: Berettiget interesse.
• Personoplysningerne registreres via e-handelsplatformen og gemmes på vores egne servere i Sverige. Personoplysningerne gemmes med mulighed for at afmelde dig direkte i nyhedsbrevet, eller ved at kontakte virksomheden.

Cookies – vi indsamler data om, hvordan vores besøgende bruger vores hjemmeside. Det gør vi for at forbedre vores hjemmeside, så du som besøgende kan nyde den bedst mulige brugeroplevelse.

Mange af de funktioner, vi bruger på hjemmesiden, er afhængige af, at vi gemmer cookies.
Vi gemmer cookies i 24 måneder, men du kan slette dem, når du ønsker det, ved at følge instruktionerne om, hvordan du sletter cookies i din browser. Vi indsamler også oplysninger fra det IP-nummer, du bruger som besøgende, for at vedligeholde statistik og udføre analyser, så vi kan skræddersy indhold og gøre det mere relevant for vores besøgende.

Vi bruger cookies fra andre onlinetjenester – såkaldte tredjepartscookies – for at få information om, hvordan vores hjemmeside bruges, og hjælpe os med at forbedre navigationen,
indhold og tilbud. Disse cookies giver dig mulighed for at bruge sociale mediefunktioner, såsom "synes godt om" på Facebook og andre opdateringer direkte fra vores hjemmeside. Vi bruger følgende tjenester til analyse og statistiske formål: Google, Piwik PRO, Facebook, LinkedIn og Leadfeeder.

Send brugsstatistik til Monitor.

Systemindstillingen Send brugsstatistik til Monitor bestemmer, om statistik om brug af Monitor G5 og hardware (klient og server) sendes til Monitor ERP System AB.

Statistik indsamles af Monitor for at forfølge forbedringer i det løbende produktudviklingsarbejde. Data indsamles i overensstemmelse med GDPR. Data er anonymiseret, hvilket betyder, at Monitor ikke er i stand til direkte at identificere specifikke brugere og personlige data uden at få adgang til kundens database. De indsamlede data indeholder ikke de værdier, som brugerne har indtastet, og indikerer kun, at der er indtastet noget. Monitor gemmer de indsamlede data i maksimalt 120 dage, før de konverteres til et ikke-identificerbart format.

Dataindsamlingen omfatter de procedurer, der åbnes og lukkes, hvilke dele af procedurerne, der bruges og opdateres, og hvor lang tid opdateringer tager. Dataindsamlingen omfatter også detaljer om den anvendte hardware og software, såsom processorer, hukommelse og diske. Mere specifikt indsamles følgende oplysninger:

• Fejlmeddelelser.
• Hvor lang tid tager en procedure at åbne.
• Hvor lang tid tager en procedure at lukke.
• Hvor lang tid tager en brugerinitieret operation.
• Hvor længe har monitor serverens service kørt.
• Tidspunkter, hvor hændelser i systemet finder sted.
• Nuværende database.
• Nuværende firma-id.
• Nuværende lager.
• Nuværende bruger-id.
• Aktuel brugers sessions-id.
• Aktuelt sprog.
• Nuværende klienttype.
• .NET-version af klienten og serveren.
• Monitor version
• Overvåg system-id.
• URL'er anmodet af klienter på Monitor-serveren.
• Anvendelse af funktionen Tjek leveringstid (systemindstilling).
• Indstillinger for strømplan i Windows.

Personoplysninger du oplyser i ansøgninger, når du tilmelder dig i vores rekrutteringssystem. Din ansøgning behandles gennem en kandidatprofil, som samler de oplysninger, du har angivet i din ansøgning.

Vi gemmer følgende personoplysninger: Navn, fødselsdato, køn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse. De vedhæftede filer, CV, følgebrev og andre dokumenter gemmes også. Svar på udvælgelsesspørgsmål, hvor det er relevant, i ansøgningsskemaet og noter registreret i løbet af rekrutteringsprocessen (f.eks. i interviews eller når der tages referencer), vil også blive gemt.

Juridisk begrundelse for persondatabehandlingen: Berettiget interesse i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Vi gemmer og behandler personoplysninger for at:

• Behandle din jobansøgning og gennemfør rekrutteringsprocessen.
• For at fortælle dig om stillinger hos os, der matcher din profil.

Ansøgninger inklusive udvælgelsesspørgsmål

• På baggrund af dine svar på udvælgelsesspørgsmålene i ansøgningsskemaet kan du blive afvist, hvis du ikke opfylder de obligatoriske krav i kravspecifikationen. Disse obligatoriske krav fremgår af stillingsopslaget.

Hvis du har spørgsmål, så kontakt den person, der er angivet i annoncen.

Hvem ser dataene?

• De leverede data vil være tilgængelige for HR og dem i organisationen, der er involveret i rekruttering.
• Hvis din identitet er beskyttet, bør du kontakte den person, der er angivet i annoncen. Du bør også udvise forsigtighed med hensyn til de oplysninger, du angiver i din ansøgning. Med dette in mente, skal du kun give oplysninger, der er relevante for den pågældende stilling.

Data gemmes som angivet nedenfor:

• For registrering af en åben ansøgning gemmes dine data i 12 (tolv) måneder. Du bliver herefter spurgt, om du ønsker at opdatere dine oplysninger og fortsat være tilgængelig for Monitor for at matche ledige stillinger i organisationen. Hvis du afslår, vil oplysningerne om dig blive slettet fra Monitors databaser.
• I tilfælde af andre registreringer, der vedrører ansøgninger til Monitor ERP System AB, vil dine data blive gemt i 24 måneder, og Monitor kan kontakte dig, selv når ansøgningsprocessen er afsluttet.

Du kan anmode om et uddrag af registret, der viser de personoplysninger, der opbevares om dig. Dette sendes til den adresse, der er registreret hos os.

Vi er ansvarlige for at sikre, at de personoplysninger, vi behandler, er korrekte. Hvis du opdager, at personoplysningerne om dig ikke er korrekte, har du ret til at bede om at få dem rettet. Husk, at der er data, som du selv kan ændre ved at tilmelde dig i supportportalen.          

Personoplysninger gemmes så længe det er nødvendigt, afhængigt af formålet.

Som arbejdssøgende kandidat vil dine data blive gemt i maksimalt 24 (fireogtyve) måneder, men kan blive slettet tidligere – som angivet nedenfor – hvis det kræves.

Som kunde hos Monitor ERP System AB kan visse data, afhængigt af typen, blive gemt i op til 7 (syv) år efter, at forholdet ophører. Fakturaoplysninger og fakturagrundlag gemmes så længe det er påkrævet i henhold til loven, for eksempel i henhold til den svenske bogføringslov. Som kunde har du ret til uden forsinkelse at få slettet dine personoplysninger, hvis en af følgende forhold gør sig gældende:

• Hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, de blev behandlet til.
• Hvis behandlingen udelukkende er baseret på dit samtykke, og du trækker dette samtykke tilbage.
• Hvis du modsætter dig behandling af personoplysninger, som finder sted efter en interesseafvejning, og der ikke er nogen berettiget grund, der vejer tungere end din interesse.
• Hvis personoplysninger ikke er blevet behandlet i henhold til forordningen.
• Hvis sletning af data er påkrævet for at opfylde en juridisk forpligtelse.

Hvis personoplysninger slettes, giver vi de parter, som vi har afgivet dine personoplysninger til, besked om, at sletning har fundet sted.

Du har ret til at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi udfører på baggrund af interesseafvejning. Du skal herefter angive, hvilken behandling du gør indsigelse mod. Hvis vi vurderer, at en sådan behandling stadig skal finde sted, skal vi vise, at der er andre interesser, der vejer tungere. Hvis personoplysningerne behandles med henblik på direkte markedsføring, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod denne behandling.

Du har ret til at anmode om en midlertidig begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. Behandlingen kan være begrænset i følgende situationer:

• Når du mener, at dine personoplysninger ikke er korrekte, og du har anmodet om en rettelse i vores registre. Du kan derefter anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses i undersøgelsens varighed.
• Når databehandlingen er ulovlig, men du gør indsigelse mod, at dine personoplysninger slettes og i stedet anmoder om, at brugen af disse data begrænses.
• Når du har brug for dine personlige data for at kunne bekræfte, håndhæve eller forsvare juridiske krav, også selvom vi ikke længere har brug for dine personoplysninger til brug for vores behandling.
• Når du har gjort indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, har vi lov til at fortsætte med at behandle dine data i hele undersøgelsens varighed.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er midlertidigt begrænset, vil vi underrette de parter, som vi har afgivet dine personoplysninger til, om, at en sådan midlertidig begrænsning er gældende.

Du har ret til selv at indhente de personoplysninger, som du har indsendt til os, for at kunne bruge disse data andetsteds. Dette gælder i tilfælde, hvor du har givet dit samtykke til databehandlingen, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at vi kan levere tjenester til dig i henhold til den gældende aftale mellem os. På den anden side har du ikke ret til at flytte dine personoplysninger, hvis vi behandler dem på grund af en interesseafvejning eller juridiske forpligtelser.

Hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med gældende regler og forskrifter, bør du hurtigst muligt rapportere dette til Monitor ERP System AB. Du kan også indgive en klage til den svenske myndighed for privatlivsbeskyttelse, som er ansvarlig for at overvåge anvendelsen af lovgivningen.

Hvis der opstår en persondatahændelse, er vi forpligtet til at rapportere det til den svenske myndighed for privatlivsbeskyttelse. Et brud på persondatasikkerheden kan være en hændelse, der fører til utilsigtet eller ulovlig ødelæggelse, tab eller ændring af dine personlige data. Det kan også være en begivenhed, som fører til uautoriseret adgang til de behandlede personoplysninger. Hændelsen skal rapporteres til den svenske myndighed for privatlivsbeskyttelse inden for 72 timer efter opdagelse.

For alle spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger, se kontaktoplysningerne nedenfor (hvis intet andet er angivet):

E-mail: gdpr@monitor.se

Telefon: +46 (0)650–766 00 (08.00–17.00). Spørg efter den persondataansvarlige.

Post:
Monitor ERP System AB
Box 264
SE-824 26 Hudiksvall

Som privatperson har du ret til at få oplysninger om de data, vi behandler om dig. Anmodning skal fremsættes skriftligt og personligt underskrevet, herunder navn, adresse og telefonnummer. Skriv "GDPR" på konvolutten for at sikre, at den behandles korrekt.

Send anmodningen til:
Monitor ERP System AB
Box 264
SE-824 26 Hudiksvall

Spørgsmål på dette område behandles for så vidt angår andre spørgsmål vedrørende persondatasager (se ovenfor). Uddraget sendes til den adresse, vi har registreret, senest en måned efter din ansøgning er modtaget.

Personoplysninger registreres og ændres i Monitor i følgende procedurer (ikke alle er standardprocedurer):

• Virksomhedsoplysninger
• Opdateringsværktøj
• Opdater leverandør
• Registrer forespørgsel
• Registrer indkøbsordre
• Opdater kunde
• Registrer tilbud
• Registrer kundeordre
• Registrer fakturaer direkte
• Opdater sælger
• Registrer lagerordre
• Registrer uoverensstemmelse
• Opdater medarbejder
• Brugere

Udover de oplysninger, der findes direkte på kunder, leverandører, medarbejdere, ordrer osv., er der/der kan være persondata i følgende funktioner:

• Interne instruktioner
• Fri tekst felter
• Linkede dokumenter, PDF, XML-filer, tekstfiler mv.
• Tilpasninger (dine egne databasefelter osv.)

Retten til at få et registerudtræk (Læs mere omkring den Svenske Autoritet for Privatlivsbeskyttelse (IMY) på deres hjemmeside) administreres nemmest ved at hente data på dine kunder, leverandører eller medarbejdere via Monitors listefunktioner, som findes for alle registre.

Hvis du ønsker at slette data for kunder, leverandører, personale eller kontakter, kan du gøre det via registreringsprocedurerne ved hjælp af kommandoen Slet (F6). Persondata, som er knyttet til et tilbud, ordre, køb eller faktura, bør formentlig ikke slettes, da dette er et juridisk bindende dokument og skal håndteres i overensstemmelse med gældende love og regler.

For mere information om den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), besøg den Svenske Autoritet for Privatlivsbeskyttelse (IMY) hjemmeside.