Header

Main (meta)

MONITOR FORRETNINGSSYSTEM

MONITOR er det komplette forretningssystemet – med integrert beslutningsstøtte – og består av ulike modeller som dekker alle aktiviteter i en produserende virksomhet. MONITOR gir deg kontroll over hele virksomheten din.

Feature

Produksjon

Dette er hjertet i MONITOR. Systemet er optimalisert for nettopp produksjon og produksjonsplanlegging. Her setter dere opp prosessplaner, utfører viktige kalkyler og plasserer produksjonsordrer som skal generere penger. Her har du full kontroll over produksjonsplanleggingen. Du rapporterer og tar ut plukklister, du pool­planlegger og kjører samtidig produksjon – du får alle verktøy som trengs for å lykkes med akkurat din produksjon.

Prosessplaner med stykk- og operasjonslister

En prosessplan er noe av det viktigste og mest grunnleggende som gjøres i et forretningssystem som MONITOR. Her legger du til og oppdaterer operasjonslister og stykklister for artiklene. Opplysningene som legges inn, for eksempel operasjonstider, kvantiteter, led­etider, priser, osv. er viktig infor­masjon som brukes  i hele systemet. Kalkyler, behovs­beregninger og belegningsplaner bruker opplysninger fra prosessplanen.

Forkalkyler

Hovedformålet med forkalkyler er å foreta en økonomisk kalkyle av produksjonskostnad, egenkostnad og salgspris i produktstrukturer. Kostnader bestående av materialer, innleid arbeid og eget arbeid legges sammen til en total produksjonskostnad. Dette brukes siden til avstemning mot reell kostnad – etterkalkylen.

Etterkalkyler

Etterkalkylen er til for at du, etter at en artikkel/ordre er produsert og rapportert, skal kunne foreta en økonomisk oppfølging gjennom å sammenligne planlagte kostnader med reelle kostnader. Ganske enkelt – ble det slik vi hadde tenkt oss?

Produksjonsordrer

Det er her du skaper nye produksjonsordrer og planlegger eller fjerner eksisterende ordrer. Endringer eller omplanlegging av ordrer omfatter både ordredataene og strukturen. Du kan til og med skrive ut tilknyttede ordredokumenter, f.eks. en tegning.

Belegningsplanlegging i lister og grafisk

Det er viktig å få en oversikt over firmaets produksjon: Hvordan er belegget hos oss i dag? I morgen? Om en uke? Du kan enkelt foreta din belegningsplanlegging i listeform eller ta den frem grafisk hvor du kan dra og slippe dine ordrer for å få til en god produksjonsplanlegging.

Plukklister for materialer

Det skal være enkelt for personalet å skrive ut et dokument eller se direkte på en mobilenhet hva slags materiale som skal plukkes ut fra lageret til en produksjonsordre. Hvis et materiale har flere lager­plasser, vises bare plassene som trengs for å kunne plukke  materialet. Har du tidligere gjort en material­klarering (forbestilt materiale), er disse lagerplassene angitt. Ellers foreslås lager­plasser ifølge aldersanalyse i MONITOR. Forekommer samme artikkel flere ganger på samme plukkliste, skjer avregningen i behovs­datorekkefølge, slik at den nødvendige material­raden først begynner å hente fra den eldste lager­plassen. Når disse disponible saldoene er tømt, fortsetter material­raden å hente fra den nest-eldste og så videre.

Avrapportere operasjoner og materialer

I systemet er det enkelt å gjøre tids- og antallsrapporteringer for én operasjon om gangen, gjennom å angi operasjonens rapport­nummer. Hvis du har behov for del­rapporteringer, vil hver rapportering oppsummeres både mht. antall og tid. Produksjonsplanen avregnes proporsjonalt mot antallet som er rapportert. På samme måte er det smidig å foreta kvantitetsrapportering på ett materiale om gangen, gjennom å angi materialets rapportnummer. Hvis du gjør delrapporteringer, oppsummeres kvantiteten før hver rapportering. Den resterende kvantiteten (rest som reserverer materiale) avregnes med det tilsvarende antallet som ble rapportert.

Håndtering av underleverandører

Du bruker operasjonsstatusen for å sende arbeid til underleverandører. Du mangler kanskje visse maskiner eller kunnskap eller har for høyt belegg i din egen produksjon. Da får du støtten som trengs for å sette ut deler av din produksjon til underleverandører. MONITOR skaper alltid automatisk en innkjøpsordre mot underleverandøren, når en produksjonsordre som inneholder en underleverandør genereres. Det samme gjelder om en eksisterende produksjonsordre planlegges og om en intern operasjon omplanlegges og settes ut til en underleverandør ved tilfeldig kapasitetssvikt. I MONITOR er det enkelt å følge opp underleverandørkostnader og ledetider, noe som gir deg god kontroll over håndteringen av din produksjonsordreflyt.

Poolplanlegging

Har du flere likeverdige maskiner i produksjonen? Da kan poolplanlegging være noe for din virksomhet. Når du planlegger, vet du kanskje ikke i hvilken maskin du kommer til å kjøre arbeidet. Da planlegger du i stedet mot en pool, som har flere likeverdige maskiner tilknyttet. I poolen deler du senere ut arbeid til en av maskinene som er knyttet til poolen og som har kapasitet til å utføre arbeidet. Fordelingen av arbeid som ligger i poolen, kan skje manuelt, men også auto­matisk når MONITOR via et knapp­etrykk velger maskinen som er best egnet for å utføre arbeidet.

Samtidig produksjon

Iblant har du artikler som skal eller kan produseres samtidig som andre artikler og du vil at disse skal bestilles samtidig. Det har MONITOR full støtte for. Det kan for eksempel være at du stanset ut to ulike artikler, A og B, samtidig fra samme plate.
Ved samtidig produksjon kommer nettobehovkjøringen til å bestille både  A og B så snart det er mangel på den ene artikkelen. Hvis du foretar en manuell ordreregistrering for artikkel A, vil også artikkel B bestilles. Samtidig produserte artikler holdes sammen som flere hovedartikler på en ordre, og det gjelder også ved om­planlegging og makulering.

Feature

Innkjøp

Her får du støtte for hele innkjøpsprosessen, fra forespørsler til leverandørreskontro. Her har du SRM, du registrerer dine leverandører, foretar forespørsler, lager innkjøpsordrer, overvåker, innleverer, lager palleetiketter og foretar mottakskontroll for å se at alt stemmer. Du registrerer også leverandørfakturaer, håndterer leverandørreskontroer med faktura­betalinger og oppfølging i form av for eksempel innkjøpsstatistikk, leverandørvurdering og ordrelager.

Leverandørregister med innkjøpsstøtte (SRM)

Det er viktig å ha full kontroll over sine leverandører. Dette er motoren i Innkjøp, hvor du håndterer all kommunikasjon og spesifikke oppsett/innstillinger for dine leverandører. Du kan på enkelt vis skape aktiviteter, logge aktiviteter og logge e-postkorrespondanse. Det skjer lett at du er litt lett på labben når du skal slette en registrert leverandør. Da får du hjelp av MONITOR, som alltid foretar kontroll av forespørsler, innkjøpsordrer, fakturaer, leverandørreskontroer, leverandørkoblinger og  underleverandører på produksjonsgruppe slik at leverandøren ikke forekommer på disse stedene og må bevares.

Forespørsler til leverandører – registrere, sende, overvåke

Du vil ha svar på hva ting koster og når du kan få levert dem. Det er akkurat det du gjør her, og ofte sendes flere forespørsler samtidig til likeverdige leverandører for å kunne velge den mest egnede. Du kan oppdatere eksisterende forespørsler eller fjerne dem. Ved oppdatering av en forespørsel kan du bytte status på den når du har fått svar fra leverandøren, alternativt konvertere forespørselen til en innkjøpsordre (for hele forespørselen eller for enkeltrader). Du kan også kopiere en forespørsel til en "relatert" forespørsel, for eksempel hvis du skal revidere forespørselen eller sende en kopi til en annen leverandør.

Innkjøpsordrer

Her får du full kontroll over dine innkjøpsordrer. Du lager nye, endrer eller fjerner eksisterende ordrer. Det er enkelt, og du kan lage innkjøpsordrer på flere ulike måter fra ulike hold:

  • Du kan lage innkjøpsordrer manuelt.
  • Du kan generere reelle innkjøpsordrer fra innkjøpsordreforslag.
  • Du kan lage innkjøpsordrer fra kundeordrer eller produksjonsordrer.

Du kan til og med hente frem og endre innkjøpsordrer som ikke er laget i denne rutinen, for å legge til og fjerne ordrerader, endre på antall og leveringsdato, osv. Det gjelder for innkjøpsordrer som du har generert fra tillverkningsordrer.

Innleveringer, utskrift av palleetikett, mottakskontroll

Det er veldig smidig å foreta innleveringer i MONITOR. Du kan på enkelt vis søke på flere kriterier ved innlevering, f.eks. ditt eget artikkelnummer og ordrenummer eller leverandørens artikkelnummer. Ved ankomst skriver du ut palleetikett og fester dem på emballasjen før det plasseres på lageret. Der blir all informasjon oversiktlig.

Du kan skrive ut palleetikett i forskjellige størrelser samt velge hva som skal presenteres på pall­eflagget ved å redigere det i MONITOR. Hvis du har en ny leverandør, ønsker du kanskje  å sikre til å begynne med at du har fått riktige produkter og antall. Derfor velger du å utføre mottakskontroller på den nye lever­andøren. Av og til vil du kanskje sette en kontroll med et visst intervall for å se om en lever­andør fortsetter å holde det nivået du forventer. Alt dette får du hjelp til av systemet ved innleveringen.

Registrere leverandørfakturaer, koble mot innkjøpsordrer

Systemet hjelper deg med å ankomstregistrere nye leverandørfakturaer, endre eksisterende fakturaer, kreditere eller makulere fakturaer. Det går å ankomst­registrere debet­fakturaer, kredit­fakturaer og rente­fakturaer. Også endelig bokføring av fakturaer kan du gjøre her. Ankomst­registrering av lever­andørfakturaer kan gjøres manuelt eller med fakturaer fra XML-filer som har kommet fra lever­andører via e-post (MONITOR-til-MONITOR) og som du importerer til rutinen. Flere brukere kan jobbe samtidig i denne rutinen med å ankomst­registrere leverandørfakturaer.

Det går å koble innkjøpsordrer til lever­andørfakturaer. Du ser innkjøpsordrene som er innlevert fra den valgte leverandøren. Ordreradene vises på innkjøpsordrene som er markert for å tas med. Du velger hvilke ordrerader som skal kobles til leverandørfakturaen. Priser, rabatter, moms­kode og kontering kan oppdateres på hver ordrerad.

Leverandørreskontroer med faktura­registrering og utbetalinger

I leverandørres­kontroen har du kontroll over alle dine innkommende leverandørfakturaer. Fakturaer registreres og kobles mot innkjøpsordrer for avstemming, samt kan sendes til attestering. Betalinger kan håndteres manuelt eller med fil­overføring mot banken din. Ved ulike rapporter ser du status over alle fakturaer og kommende utbetalinger.

Oppfølging i form av f.eks. innkjøpsstatistikk og leverandørvurdering

Det er enkelt å danne seg et tydelig bilde av innkjøpsstatistikken ved å bruke beslutningsstøtten i MONITOR. Du vil kanskje se statistikk for en viss tids­periode, spesifikk leverandør eller en viss artikkel. Du kan også se leverandørfaktur­eringen grafisk i et diagram – eller hvorfor ikke bygge en visning med akkurat det innholdet du ønsker å se!

Det er også viktig å hele tiden ha kontroll over de ulike leverandørenes evne til å levere i tide. Du kan enkelt måle kassasjonsstatistikk for utførte innleveringer. Det finnes ulike innstillinger som påvirker hvordan beregningen av leveransesikkerhet utføres. Leverans­esikkerheten kan baseres på utførte innleveringer eller på ordreradnivå, og viser hvilke innleveringer som er levert i tide. Oppsummert kan leverandørsikkerheten presenteres som forholdet mellom levert i tide, for tidlig og for sent.

Feature

Salg

Du får støtten du trenger for salg av varer og tjenester gjennom hele salgsprosessen. Du får hjelp til håndtering av dine kunder, kommende kunder, salgsstøtte, tilbud og kundeordrer, utleveringer, fakturering, statistikk og oppfølging, kundereskontroer samt likviditets­prognoser.

Kunderegister med salgsstøttefunksjonalitet (CRM)

Det er viktig å ha full kontroll over sine kunder og kommende kunder. Her finner du kjernen i ditt salg, og det er her du håndterer all kommunikasjon. Det er enkelt å skape aktiviteter og logge aktiviteter og e-postkorrespondanse. MONITOR gir deg også verktøy for generering av leads, hvor du i etterkant av messer eller andre typer arrangementer lett kan følge opp og se resultatet. Du kan til og med velge ut målgrupper som du vil kommunisere med i forkant av ulike arrangementer.

Tilbud – registrere, sende, overvåke og konvertere til ordrer

Du får den støtten du trenger for å utarbeide og følge opp dine tilbud. Du kan lett se hvilke tilbud som førte til ordrer, og det er lett å konvertere et tilbud til en kundeordre. Du kan koble for- og baksider til dine tilbud for å oppnå et profesjonelt inntrykk. Det er også mulig å endre din tilbudsmal slik at du får den nøyaktig slik du vil ha den.

Kundeordrer – registrere, leveringstidkontrollere, bekrefte, overvåke

Her registrerer du, endrer eller fjerner eksisterende kundeordrer. Kundeordrer kan også genereres fra tilbud. Når du lager en kundeordre, kan du få en direkte vurdering av når du kan levere det du har registrert på ordreradene, ved å bruke en funksjon som vi kaller leveringstidkontroll. Når en ny kundeordre er registrert og ordrebekreftelsen er sendt, kan overvåking, påfølgende utlevering og oppdatering av salgsstatistikk finne sted. Ordreplanleggingen påvirkes også. En kundeordre blir en reservasjon i lageret for den aktuelle leveranseperioden. Det går også enkelt å arbeide med sporbarhet når du lager dine kundeordrer. Akkurat som det går å lage en ny ordre basert på en tidligere, ved hjelp av ”lagre som”, der du kan velge om du vil kopiere ordrehodet og/eller ordreradene. Du kan også angi ordredatoen på den nye ordren.

Utlevering med plukklister og transporthåndtering

Du vil ha full kontroll over dine utleveringer av kundeordrer og lagerordrer for salg*. Du kan utlevere valgfrie ordrer eller utlevere ordrer via plukklister, avhengig av valg av listetype. En utlevert kundeordre oppdateres på radnivå, og ordren får ny status avhengig av om en delleveranse eller komplett leveranse har funnet sted. Når utleveringen lagres, opprettes et fakturagrunnlag for utleverte ordrerader og emballasje. Siden kan du skrive ut eller sende i e-post dokumentene for følgesedler og palleetiketter. Spedisjonsinformasjon beregnes automatisk for utlevert antall. Så lenge fakturaen ikke er skrevet ut, kan utleveringen korrigeres, enten ved å rapportere utlevering av et ytterligere antall eller ved å angre utleveringen. Når et ytterligere antall er rapportert, har du mulighet til å legge det til på eksisterende fakturaunderlag.
* Lagerordrer finnes hvis du har tilleggsfunksjonen Lagersted installert.

Fakturering til kunde, proformafaktura og faktureringsplaner

Fakturagrunnlag lages ved utlevering av kundeordrerader eller ved direkteregistrering av fakturaer. På samme måte arbeider du med dine proformafakturaer.
For å tilpasse bokføring av kostnader ved fakturering må du velge kostnadskontoene og lagerkontoene som skal brukes per varegruppe og kundegruppe i hver konteringsgruppe. Denne innstillingen sørger da for at kontoen for materialkostnad for solgte varer (KSV) konteres som kostnadskonto på bokføringsordren, med lagerkonto som motkonto.

Faktureringsplaner brukes på kundeordrene der du vil fakturere ordrene helt eller delvis på forskudd eller i etterkant. Et eksempel på en faktureringsplan kan være 30 % på forskudd, 60 % ved levering og 10 % i etterkant etter sluttbesiktigelse. Et annet eksempel på bruk av faktureringsplaner er når hele ordren skal faktureres på forskudd.

Kundereskontroer med støtte for innbetalinger, betalingspåminnelser, rentefakturaer, osv.

I kundereskontroen har du kontroll over sendte kundefakturaer. Innbetalinger tas imot og registreres manuelt, eller med automatikk via filoverføring fra banken. Her håndteres også betalingspåminnelser og rentefakturering.

Oppfølging i form av f.eks. salgsstatistikk, leveringssikkerhet og likviditetsprognose

Det er enkelt å danne seg et tydelig bilde av din salgsstatistikk ved hjelp av beslutningsstøtten i MONITOR. Du vil kanskje se statistikk for en viss tidsperiode, et land, en region, en selger, en bestemt kunde eller en viss artikkel. Du kan til og med bygge en egen visning med akkurat det innholdet du ønsker å se, og som skal være den forvalgte visningen for deg eller en bestemt avdeling.

Hvor høy leveringssikkerhet har dere? Det er et viktig nøkkeltall som systemet utarbeider og som hjelper deg med å ha full kontroll hele tiden. Du kan til og med ta frem likviditetsprognoser for kommende inn- og utbetalinger. Informasjon om prognosene hentes dels fra tilbud, kundeordrer og kundereskontroer i salgsmodulen, og dels fra innkjøpsordrer og leverandørreskontroer i innkjøpsmodulen. Til fakturerings­planer brukes delfaktura­radenes leveringsperioder for beregning av likviditet. Data kan også hentes fra manuelt registrerte inn- og utbetalinger som lønn, moms, osv.

Feature

Lager

Du må ha kontroll på din behovsplanlegging, hva du har på lager og hva det er verdt. Du trenger sporbarhet i toppklasse. Det får du i Lagermodulen i MONITOR. Her finnes til og med oppdragshåndtering og ulike lagerberegninger.

Artikler

I MONITOR samler du grunndata for artikler på ett sted. Data brukes senere på mange ulike steder, i artikkelregisteret og i ulike ordreregistere. Artikkelregisteret er det viktigste og mest grunnleggende registeret. Her kan du ta frem artikkellister med lagerlogger og gjøre priskorrigeringer på artikler.

Du kan importere nye artikler, importere årsbudsjett for innkjøp og salg og importere priser til artiklene. Du kan importere standardpriser, leverandørpriser (gjelder også underleverandørartikler), kundepriser og prislister.

Behovsplanlegging

Her får du hjelp til å finne de artiklene som det kan forventes å bli mangel på. I MONITOR kan du beregne ordreforslag med antall og tidspunkt. Her finnes behovs­beregninger og netto­behovskjøringer.

Nettobehovs­kjøringer kan planlegges for visse tidspunkter, eller du kan kjøre en kontinuerlig netto­behovskjøring som går gjennom artiklene som er endret siden den siste kjøringen.

Du kan ta frem salgsprognoser som viser forventet salg. I behovs­planleggingen bruker deretter disse prognosene for å se behov for antall og leveringsdato for artikler.

Varetelling

Du kan foreta løpende eller komplette varetellinger. Løpende varetelling finner ofte sted ifølge et rullerende skjema, der visse lagersteder, artikkeltyper eller avdelinger telles hver for seg mens produksjonen pågår. Komplett varetelling av hele lageret gjennomføres som regel når produksjonen står stille, for eksempel i en helg.

Du kan flytte lagersaldo for artikler mellom lagersteder. Det går til og med å flytte saldoen fra ett lagersted om gangen, og velge og fordele den på flere lagersteder. Du kan til og med lage nye lagersteder i forbindelse med flyttingen av saldoen.

Du kan også gjøre direkte lagerrapporteringer uten noen ordrer eller noen prosjekter. Du kan også knytte en årsak og kontering til en direkte rapportering.

Lagervurdering

Det er enkelt å beregne verdien av artiklene på lageret. Hvis tillegget Lagersted brukes, kan du til og med vurdere artiklene som er under transport mellom lagersteder.

Du kan også beregne verdien av produkter i arbeid (WIP), det vil si opparbeidet verdi av pågående produksjonsordrer. Rapporten bruker du blant annet som grunnlag for å bokføre WIP-verdien i regnskapet ved måneds- og årsavslutning. Du kan beregne WIP-verdien som en situasjonsrapport eller velge å beregne det for et bestemt tidspunkt i forkant.

Sporbarhet

Med sikker og detaljert sporbarhet gjennom alle nivåer i i foredlingskjeden minimerer du antallet produkter som eventuelt må tilbakekalles.

Du kan følge et serienummer eller en batch i hvert trinn under foredlingen, helt fra varen ankommer fra leverandøren. Det handler om å registrere hva som tas ut og legges inn i lageret slik at du i etterkant kan spore fra kundeordrer via produksjonsordrer til innkjøpsordrer. Dessuten kan du spore motsatt vei, fra innkjøpsordre via produksjonsordre til kundeordre. Du kan foreta denne sporingen uansett nivå i foredlingskjeden.

Oppdragshåndtering

Her har du funksjoner for å registrere og liste opp oppdrag ved ulike avvik fra kunden, til leverandør og internt. Det går å registrere forvalgte grunndata for ulike oppdragstyper, for eksempel kundeavvik eller leverandøravvik.

Det går å lage forhåndsdefinerte faser eller aktiviteter og kostnader for en oppdragstype, som hentes forvalgt til et nytt oppdrag. De forvalgte fasene, aktivitetene og kostnadene som registreres per oppdragstype, kan endres i forbindelse med registreringen.

Det finnes støtte for å koble erstatningsordrer til oppdrag. Da kan du planlegge, styre og følge opp disse erstatningsordrene. Det kan handle om en ny ordre til kunde eller leverandør eller en produksjonsordre for justering eller ny produksjon av egenproduserte artikler.

Ansvarlige for ulike aktiviteter på oppdrag kan rapportere sine aktiviteter, avhengig av når de påbegynnes og avsluttes. Og du kan hente fram en aktivitetsliste som grunnlag for kostnader.

Du kan til og med måle nøkkeltallet leverans­ekvalitet mot kunde respektive fra leverandør og vise dette grafisk. Det finnes også støtte for å foreta en leverandørvurdering av operasjons­status.

Beregning

Du kan beregna og oppdatere årsbudsjett  på artikler. Et årsbudsjett fordeles utfra en budsjettkurve. Det finnes også en funksjon for å beregne og lagre årsvolumer på artikler. Data for årsvolum kan hentes på ulike måter, og lagringen skjer til årsvolumene eller årsvolumene for inneværende sesjon.

Dessuten kan du beregne artiklers sikkerhetslager, det vil si ved hvilken lagersaldo et bestillingssignal skal gå ut. Hvilke volumer som skal bestilles, styres av artikkelens ordrekvantitet – som også kan beregnes. Formålet er å få frem den ordrekvantiteten som mini­merer kostnadene til lagerhold og anskaffelse. Denne brukes deretter til behovsplanlegging og kalkyler.

Feature

Tidsrapportering

Her holder du kontroll på alt som har med arbeidstid å gjøre: Stempling av tilstedeværelse og arbeid, grunnlag for lønn og funksjoner for detaljplanlegging, skjemaer, osv.

 

Stemplinger

Personalet stempler sin tilstedeværelse og sitt arbeid. Personalet velger hvilket arbeid som skal gjøres utfra tildelinger og prioriteringer. Stemplingene brukes som grunnlag for lønn og etterkalkyler. En stemplingsterminal kan kjøres enten som Windows-klient på PC eller som webklient på en valgfri enhet, for eksempel et nettbrett. Personalet kan stemple arbeid direkte ved en maskin på sin egen enhet og behøver ikke gå til den andre siden av verkstedet for å stemple.

Tilstedeværelses- og arbeidsstemplinger kan ved behov korrigeres og tilstedestemplinger kan attesteres med en separat funksjon.

Lønnsgrunnlag basert på stemplingene kan eksporteres til et eksternt lønnsprogram (med et separat tillegg til Tidsrapportering). I skrivende stund finnes det formatstøtte for PAXml, Visma, Hogia og Agda.

Utbygd personalregister

Her kan du legge opp skjema og skjemanøkler med grunndata som tilhører tidsrapporteringen. Og du kan knytte data som lønnsarter, fraværskoder, overtidstyper mm. til tilstedeværelses- og arbeidsstemplinger.

Stemplingsterminaler

Du kan stille inn hvordan stemplings­terminaler skal brukes – om de skal tillate bare tilstedeværelsesstempling, arbeidsstempling eller begge deler. Et annet eksempel er en bestemt terminal som bare tillater stempling via kortnummer/plastkort (magnetstripe/nfc/chip).

Feature

Regnskap

Her finnes alle funksjoner du trenger til bokføringen. Kontohåndtering, automatisk kontering, fordeling, periodiseringer, løpende bokføring, rapporter og oppfølging samt periode- og årsbytte. Her finner du også Prosjektregnskapet.

 

Kontoplan, konteringsdimensjoner og konteringer

Det følger med en standardkontoplan i MONITOR som er forvalgt, men som ved behov kan utfylles med flere kontoer. Kontoene registrerer du for at de skal brukes i den løpende bokføringen og i visse tilfeller for å brukes i de ulike delene av systemet der kontering mot bok­føringsordrer skal gjøres.

Det følger med tre konterings­dimensjoner: Kostnadssted, kostnadsbærer og prosjekt. Ved behov kan du utvide med flere (det finnes støtte for opptil åtte konterings­dimensjoner). Og for hver konterings­dimensjon kan du legge til flere egendfinerte dimensjons­koder.

Det følger også med rubrikker og SRU-koder for kontoen i kontoplanen. Disse kan du ved behov endre og til og med utfylle med flere rubrikker og SRU-koder.

Du kan lage automatkonteringer som gjør at flere ekstra konteringer kan utføres automatisk av systemet. Og med automatfordelinger kan et beløp fordeles på f.eks. ulike kostnadssteder og kostnadsbærere.

Periodiseringer

Periodiseringer bruker du når bokføring av et totalbeløp skal fordeles over et ønsket antall måneder. I vanlige tilfeller opprettes periodiseringer fra andre steder i systemet, for eksempel når leverandørfaktura eller verifikasjoner registreres. Men du kan til og med skape periodiseringer manuelt og også koble dem til for eksempel en leverandørfaktura eller bilag.

Periodiseringsfunksjonen kan du til og med bruke for å gjøre om et bilag i en kommende regnskapsperiode – for eksempel en bokavslutningspostering som skal vendes neste år.

Løpende bokføring

I den løpende bokføringen kan bilag opprettes automatisk via integrasjon eller manuelt. Du kan hente fram eksisterende bilag og gjøre endringer. Og du har til og med mulighet til å opprette retnings- eller vendingbilag for korrigering av tidligere registrerte bilag. Du kan også kopiere bilag og periodisere dem (en vendende bilag i påfølgende periode/år). Du kan utarbeide egne bilagstekster som brukes ved registrering av bilag og betalinger. Det letter registreringen ettersom gjentatte tekster kan leses inn uten at de må skrives inn hver gang.

Budsjett

Du kan registrere nye budsjetter eller opprette budsjetter via kopiering av data, for eksempel kopiering av budsjett samt resultat fra tidligere år. Og du kan registrere flere parallelle budsjetter på ett og samme bokføringsår – angi det antallet budsjetter som skal kunne håndteres. Den budsjettkurven som skal brukes, hentes forvalgt fra kontoplanen ved registreringen, men du kan også velge en annen budsjettkurve.

Årsbytte og periodebytte

I regnskapet kan du enkelt bytte regnskapsperiode og utføre årsbytte til nytt regnskapsår.

När du kjører i gang med MONITOR, kan du manuelt importere inngående balanse til regnskapet. Det går til og med an å importere alle bokføringsdata via SIE-filer.

Rapporter og oppfølging

I hovedboken ser du alle bilagsrader gruppert per konto eller per prosjekt. For hver gruppering kan du se inngående og utgående saldo samt utgående saldo for den valgte tidsperioden. For balansekontoen vises årets inngående balanse. Data bygger på bilag i regnskapet med koblinger til blant annet kontoplan, dimensjoner, prosjekter, osv.

Du kan vise saldoinformasjon for én eller flere kontoer, i aktivt bokføringsår eller i et annet bokføringsår. Og du kan få detaljert informasjon, som transaksjoner og journaler samt konteringsdimensjoner.

Noen ferdige regnskapsrapporter følger med: Saldo­rapporter (med og uten konto­dimensjoner), balans­e, resultat­regnskap og resultat­budsjett. Du kan også lage dine egne rapporter. Moms­rapporter kan lagres i en moms­deklar­asjons­fil som du sender til skatte­myndig­hetene.Du kan til og med få grunnlag for rapportering av EU-statistikk. 

Hendelser i bokføringen kan vises i kronologisk rekkefølge, der hver post viser når hendelsen inntraff og hvilken bruker som utførte den – når posten ble opprettet, endret eller ble fjernet.

Prosjektregnskap

Prosjektregnskap inngår i regnskapsmodulen. Prosjekt er et sammenfattende begrep for ulike ordrer, inntekter, kostnader og tid. Et prosjekt kan være av ulike typer, for eksempel utviklingsprosjekt, ombygging eller produksjon. Du kan angi et prosjekt­nummer på produksjonsordrer, i konteringen på kundeordrer, osv. for å knytte disse postene til et prosjekt. Selv aktiviteter kan registreres og håndteres i prosjektregnskapet.

Prosjektets kostnader, inntekter og tid følges opp via kostnadstyper. Disse hentes fra ulike moduler i systemet. For hver kostnads-/inntektstype håndteres budsjett, planlagt og bestilt, resultat, forventet utfall og prognose.

Prosjektet håndterer også faser med ulike aktiviteter. Hver aktivitet kan håndtere planlagt tid, rapportert tid samt resttid. Aktiviteter kan også kobles til kostnadstyper, som innebærer at den rapporterte tiden også fanges opp som en kostnad i prosjektet.

I prosjektregnskapet kan du også rapportere kostnader, inntekter eller tidsforbruk direkte på prosjekt i de tilfeller det er vanskelig å fange opp disse delene via kundeordrer. Selv enkeltaktiviteter kan rapporteres per bruker direkte på prosjekt. Du kan også gjøre ulike oppfølginger av prosjekter og timene som er koblet mot prosjektene.

Two Columns (standard)

Beslutningsstøtte som er integrert

MONITOR Beslutningsstøtte (BI) er din hjelp når du skal fatte beslutninger i ditt foretak. Du får frem de viktigste nøkkeltallene som grunnlag før beslutninger. BI inngår som standard i MONITOR. Det finnes 18 ferdige visninger for de ulike modulene i MONITOR. Det går til og med å lage egne visninger utfra nøkkeltallene som er interessante for akkurat din organisasjon.

Two Columns (standard)

MONITOR-til-MONITOR

Forretningskommunikasjon på sitt beste!

MONITOR-til-MONITOR tilbyr støtte for å forenkle din kommunikasjon med kunder og leverandører som også bruker MONITOR. Når du f.eks. sender eller tar imot en ordrebekreftelse via e-post i MONITOR, er en xml-fil vedlagt. Mottakeren kan bruke den for å foreta registreringen i sitt MONITOR-system. Filen importeres til MONITOR ved å ”dra-og-slippe” den med musepekeren direkte fra e-post­meldingen og inn i MONITOR.

Call to action