Leverandørregister med innkjøpsstøtte (SRM)

Det er viktig å ha full kontroll over sine leverandører. Dette er motoren i Innkjøp, hvor du håndterer all kommunikasjon og spesifikke oppsett/innstillinger for dine leverandører. Du kan på enkelt vis skape aktiviteter, logge aktiviteter og logge e-postkorrespondanse. Det skjer lett at du er litt lett på labben når du skal slette en registrert leverandør. Da får du hjelp av MONITOR, som alltid foretar kontroll av forespørsler, innkjøpsordrer, fakturaer, leverandørreskontroer, leverandørkoblinger og  underleverandører på produksjonsgruppe slik at leverandøren ikke forekommer på disse stedene og må bevares.

Forespørsler til leverandører – registrere, sende, overvåke

Du vil ha svar på hva ting koster og når du kan få levert dem. Det er akkurat det du gjør her, og ofte sendes flere forespørsler samtidig til likeverdige leverandører for å kunne velge den mest egnede. Du kan oppdatere eksisterende forespørsler eller fjerne dem. Ved oppdatering av en forespørsel kan du bytte status på den når du har fått svar fra leverandøren, alternativt konvertere forespørselen til en innkjøpsordre (for hele forespørselen eller for enkeltrader). Du kan også kopiere en forespørsel til en "relatert" forespørsel, for eksempel hvis du skal revidere forespørselen eller sende en kopi til en annen leverandør.

Innkjøpsordrer

Her får du full kontroll over dine innkjøpsordrer. Du lager nye, endrer eller fjerner eksisterende ordrer. Det er enkelt, og du kan lage innkjøpsordrer på flere ulike måter fra ulike hold:

• Du kan lage innkjøpsordrer manuelt.

• Du kan generere reelle innkjøpsordrer fra innkjøpsordreforslag.

• Du kan lage innkjøpsordrer fra kundeordrer eller produksjonsordrer.

Du kan til og med hente frem og endre innkjøpsordrer som ikke er laget i denne rutinen, for å legge til og fjerne ordrerader, endre på antall og leveringsdato, osv. Det gjelder for innkjøpsordrer som du har generert fra tillverkningsordrer.

Innleveringer, utskrift av palleetikett, mottakskontroll

Det er veldig smidig å foreta innleveringer i MONITOR. Du kan på enkelt vis søke på flere kriterier ved innlevering, f.eks. ditt eget artikkelnummer og ordrenummer eller leverandørens artikkelnummer. Ved ankomst skriver du ut palleetikett og fester dem på emballasjen før det plasseres på lageret. Der blir all informasjon oversiktlig.

Du kan skrive ut palleetikett i forskjellige størrelser samt velge hva som skal presenteres på pall­eflagget ved å redigere det i MONITOR. Hvis du har en ny leverandør, ønsker du kanskje  å sikre til å begynne med at du har fått riktige produkter og antall. Derfor velger du å utføre mottakskontroller på den nye lever­andøren. Av og til vil du kanskje sette en kontroll med et visst intervall for å se om en lever­andør fortsetter å holde det nivået du forventer. Alt dette får du hjelp til av systemet ved innleveringen.

Registrere leverandørfakturaer, koble mot innkjøpsordrer

Systemet hjelper deg med å ankomstregistrere nye leverandørfakturaer, endre eksisterende fakturaer, kreditere eller makulere fakturaer. Det går å ankomst­registrere debet­fakturaer, kredit­fakturaer og rente­fakturaer. Også endelig bokføring av fakturaer kan du gjøre her. Ankomst­registrering av lever­andørfakturaer kan gjøres manuelt eller med fakturaer fra XML-filer som har kommet fra lever­andører via e-post (MONITOR-til-MONITOR) og som du importerer til rutinen. Flere brukere kan jobbe samtidig i denne rutinen med å ankomst­registrere leverandørfakturaer.

Det går å koble innkjøpsordrer til lever­andørfakturaer. Du ser innkjøpsordrene som er innlevert fra den valgte leverandøren. Ordreradene vises på innkjøpsordrene som er markert for å tas med. Du velger hvilke ordrerader som skal kobles til leverandørfakturaen. Priser, rabatter, moms­kode og kontering kan oppdateres på hver ordrerad.

Leverandørreskontroer med faktura­registrering og utbetalinger

I leverandørres­kontroen har du kontroll over alle dine innkommende leverandørfakturaer. Fakturaer registreres og kobles mot innkjøpsordrer for avstemming, samt kan sendes til attestering. Betalinger kan håndteres manuelt eller med fil­overføring mot banken din. Ved ulike rapporter ser du status over alle fakturaer og kommende utbetalinger.

Oppfølging i form av f.eks. innkjøpsstatistikk og leverandørvurdering

Det er enkelt å danne seg et tydelig bilde av innkjøpsstatistikken ved å bruke beslutningsstøtten i MONITOR. Du vil kanskje se statistikk for en viss tids­periode, spesifikk leverandør eller en viss artikkel. Du kan også se leverandørfaktur­eringen grafisk i et diagram – eller hvorfor ikke bygge en visning med akkurat det innholdet du ønsker å se!

Det er også viktig å hele tiden ha kontroll over de ulike leverandørenes evne til å levere i tide. Du kan enkelt måle kassasjonsstatistikk for utførte innleveringer. Det finnes ulike innstillinger som påvirker hvordan beregningen av leveransesikkerhet utføres. Leverans­esikkerheten kan baseres på utførte innleveringer eller på ordreradnivå, og viser hvilke innleveringer som er levert i tide. Oppsummert kan leverandørsikkerheten presenteres som forholdet mellom levert i tide, for tidlig og for sent.

Artikler

I MONITOR samler du grunndata for artikler på ett sted. Data brukes senere på mange ulike steder, i artikkelregisteret og i ulike ordreregistere. Artikkelregisteret er det viktigste og mest grunnleggende registeret. Her kan du ta frem artikkellister med lagerlogger og gjøre priskorrigeringer på artikler.

Du kan importere nye artikler, importere årsbudsjett for innkjøp og salg og importere priser til artiklene. Du kan importere standardpriser, leverandørpriser (gjelder også underleverandørartikler), kundepriser og prislister.

Behovsplanlegging

Her får du hjelp til å finne de artiklene som det kan forventes å bli mangel på. I MONITOR kan du beregne ordreforslag med antall og tidspunkt. Her finnes behovs­beregninger og netto­behovskjøringer.

Nettobehovs­kjøringer kan planlegges for visse tidspunkter, eller du kan kjøre en kontinuerlig netto­behovskjøring som går gjennom artiklene som er endret siden den siste kjøringen.

Du kan ta frem salgsprognoser som viser forventet salg. I behovs­planleggingen bruker deretter disse prognosene for å se behov for antall og leveringsdato for artikler.

Varetelling

Du kan foreta løpende eller komplette varetellinger. Løpende varetelling finner ofte sted ifølge et rullerende skjema, der visse lagersteder, artikkeltyper eller avdelinger telles hver for seg mens produksjonen pågår. Komplett varetelling av hele lageret gjennomføres som regel når produksjonen står stille, for eksempel i en helg.

Du kan flytte lagersaldo for artikler mellom lagersteder. Det går til og med å flytte saldoen fra ett lagersted om gangen, og velge og fordele den på flere lagersteder. Du kan til og med lage nye lagersteder i forbindelse med flyttingen av saldoen.

Du kan også gjøre direkte lagerrapporteringer uten noen ordrer eller noen prosjekter. Du kan også knytte en årsak og kontering til en direkte rapportering.

Lagervurdering

Det er enkelt å beregne verdien av artiklene på lageret. Hvis tillegget Lagersted brukes, kan du til og med vurdere artiklene som er under transport mellom lagersteder.

Du kan også beregne verdien av produkter i arbeid (WIP), det vil si opparbeidet verdi av pågående produksjonsordrer. Rapporten bruker du blant annet som grunnlag for å bokføre WIP-verdien i regnskapet ved måneds- og årsavslutning. Du kan beregne WIP-verdien som en situasjonsrapport eller velge å beregne det for et bestemt tidspunkt i forkant.

Sporbarhet

Med sikker og detaljert sporbarhet gjennom alle nivåer i i foredlingskjeden minimerer du antallet produkter som eventuelt må tilbakekalles.

Du kan følge et serienummer eller en batch i hvert trinn under foredlingen, helt fra varen ankommer fra leverandøren. Det handler om å registrere hva som tas ut og legges inn i lageret slik at du i etterkant kan spore fra kundeordrer via produksjonsordrer til innkjøpsordrer. Dessuten kan du spore motsatt vei, fra innkjøpsordre via produksjonsordre til kundeordre. Du kan foreta denne sporingen uansett nivå i foredlingskjeden.

Oppdragshåndtering

Her har du funksjoner for å registrere og liste opp oppdrag ved ulike avvik fra kunden, til leverandør og internt. Det går å registrere forvalgte grunndata for ulike oppdragstyper, for eksempel kundeavvik eller leverandøravvik.

Det går å lage forhåndsdefinerte faser eller aktiviteter og kostnader for en oppdragstype, som hentes forvalgt til et nytt oppdrag. De forvalgte fasene, aktivitetene og kostnadene som registreres per oppdragstype, kan endres i forbindelse med registreringen.

Det finnes støtte for å koble erstatningsordrer til oppdrag. Da kan du planlegge, styre og følge opp disse erstatningsordrene. Det kan handle om en ny ordre til kunde eller leverandør eller en produksjonsordre for justering eller ny produksjon av egenproduserte artikler.

Ansvarlige for ulike aktiviteter på oppdrag kan rapportere sine aktiviteter, avhengig av når de påbegynnes og avsluttes. Og du kan hente fram en aktivitetsliste som grunnlag for kostnader.

Du kan til og med måle nøkkeltallet leverans­ekvalitet mot kunde respektive fra leverandør og vise dette grafisk. Det finnes også støtte for å foreta en leverandørvurdering av operasjons­status.

Beregning

Du kan beregna og oppdatere årsbudsjett  på artikler. Et årsbudsjett fordeles utfra en budsjettkurve. Det finnes også en funksjon for å beregne og lagre årsvolumer på artikler. Data for årsvolum kan hentes på ulike måter, og lagringen skjer til årsvolumene eller årsvolumene for inneværende sesjon.

Dessuten kan du beregne artiklers sikkerhetslager, det vil si ved hvilken lagersaldo et bestillingssignal skal gå ut. Hvilke volumer som skal bestilles, styres av artikkelens ordrekvantitet – som også kan beregnes. Formålet er å få frem den ordrekvantiteten som mini­merer kostnadene til lagerhold og anskaffelse. Denne brukes deretter til behovsplanlegging og kalkyler.

Kontoplan, konteringsdimensjoner og konteringer

Det følger med en standardkontoplan i MONITOR som er forvalgt, men som ved behov kan utfylles med flere kontoer. Kontoene registrerer du for at de skal brukes i den løpende bokføringen og i visse tilfeller for å brukes i de ulike delene av systemet der kontering mot bok­føringsordrer skal gjøres.

Det følger med tre konterings­dimensjoner: Kostnadssted, kostnadsbærer og prosjekt. Ved behov kan du utvide med flere (det finnes støtte for opptil åtte konterings­dimensjoner). Og for hver konterings­dimensjon kan du legge til flere egendfinerte dimensjons­koder.

Det følger også med rubrikker og SRU-koder for kontoen i kontoplanen. Disse kan du ved behov endre og til og med utfylle med flere rubrikker og SRU-koder.

Du kan lage automatkonteringer som gjør at flere ekstra konteringer kan utføres automatisk av systemet. Og med automatfordelinger kan et beløp fordeles på f.eks. ulike kostnadssteder og kostnadsbærere.

Periodiseringer

Periodiseringer bruker du når bokføring av et totalbeløp skal fordeles over et ønsket antall måneder. I vanlige tilfeller opprettes periodiseringer fra andre steder i systemet, for eksempel når leverandørfaktura eller verifikasjoner registreres. Men du kan til og med skape periodiseringer manuelt og også koble dem til for eksempel en leverandørfaktura eller bilag.

Periodiseringsfunksjonen kan du til og med bruke for å gjøre om et bilag i en kommende regnskapsperiode – for eksempel en bokavslutningspostering som skal vendes neste år.

Løpende bokføring

I den løpende bokføringen kan bilag opprettes automatisk via integrasjon eller manuelt. Du kan hente fram eksisterende bilag og gjøre endringer. Og du har til og med mulighet til å opprette retnings- eller vendingbilag for korrigering av tidligere registrerte bilag. Du kan også kopiere bilag og periodisere dem (en vendende bilag i påfølgende periode/år). Du kan utarbeide egne bilagstekster som brukes ved registrering av bilag og betalinger. Det letter registreringen ettersom gjentatte tekster kan leses inn uten at de må skrives inn hver gang.

Budsjett

Du kan registrere nye budsjetter eller opprette budsjetter via kopiering av data, for eksempel kopiering av budsjett samt resultat fra tidligere år. Og du kan registrere flere parallelle budsjetter på ett og samme bokføringsår – angi det antallet budsjetter som skal kunne håndteres. Den budsjettkurven som skal brukes, hentes forvalgt fra kontoplanen ved registreringen, men du kan også velge en annen budsjettkurve.

Årsbytte og periodebytte

I regnskapet kan du enkelt bytte regnskapsperiode og utføre årsbytte til nytt regnskapsår.

När du kjører i gang med MONITOR, kan du manuelt importere inngående balanse til regnskapet. Det går til og med an å importere alle bokføringsdata via SIE-filer.

Rapporter og oppfølging

I hovedboken ser du alle bilagsrader gruppert per konto eller per prosjekt. For hver gruppering kan du se inngående og utgående saldo samt utgående saldo for den valgte tidsperioden. For balansekontoen vises årets inngående balanse. Data bygger på bilag i regnskapet med koblinger til blant annet kontoplan, dimensjoner, prosjekter, osv.

Du kan vise saldoinformasjon for én eller flere kontoer, i aktivt bokføringsår eller i et annet bokføringsår. Og du kan få detaljert informasjon, som transaksjoner og journaler samt konteringsdimensjoner.

Noen ferdige regnskapsrapporter følger med: Saldo­rapporter (med og uten konto­dimensjoner), balans­e, resultat­regnskap og resultat­budsjett. Du kan også lage dine egne rapporter. Moms­rapporter kan lagres i en moms­deklar­asjons­fil som du sender til skatte­myndig­hetene.Du kan til og med få grunnlag for rapportering av EU-statistikk. 

Hendelser i bokføringen kan vises i kronologisk rekkefølge, der hver post viser når hendelsen inntraff og hvilken bruker som utførte den – når posten ble opprettet, endret eller ble fjernet.

Prosjektregnskap

Prosjektregnskap inngår i regnskapsmodulen. Prosjekt er et sammenfattende begrep for ulike ordrer, inntekter, kostnader og tid. Et prosjekt kan være av ulike typer, for eksempel utviklingsprosjekt, ombygging eller produksjon. Du kan angi et prosjekt­nummer på produksjonsordrer, i konteringen på kundeordrer, osv. for å knytte disse postene til et prosjekt. Selv aktiviteter kan registreres og håndteres i prosjektregnskapet.

Prosjektets kostnader, inntekter og tid følges opp via kostnadstyper. Disse hentes fra ulike moduler i systemet. For hver kostnads-/inntektstype håndteres budsjett, planlagt og bestilt, resultat, forventet utfall og prognose.

Prosjektet håndterer også faser med ulike aktiviteter. Hver aktivitet kan håndtere planlagt tid, rapportert tid samt resttid. Aktiviteter kan også kobles til kostnadstyper, som innebærer at den rapporterte tiden også fanges opp som en kostnad i prosjektet.

I prosjektregnskapet kan du også rapportere kostnader, inntekter eller tidsforbruk direkte på prosjekt i de tilfeller det er vanskelig å fange opp disse delene via kundeordrer. Selv enkeltaktiviteter kan rapporteres per bruker direkte på prosjekt. Du kan også gjøre ulike oppfølginger av prosjekter og timene som er koblet mot prosjektene.