Med Monitor Expense har Olofsfors, som är specialiserat på att tillverka högkvalitativa stålprodukter, gjort sin utläggshantering både snabbare och enklare. Den digitala lösningen minskar deras pappersarbete, sparar tid och förenklar processen för både medarbetare och ekonomiavdelningen.

– Tidigare hade vi en manuell hantering av utlägg gjorda med våra företagskort. Då hade vi pappersdokument som skulle fyllas i och lämnas vidare för attestering. När underlaget kom till oss på ekonomiavdelningen konterades utläggen av oss. Den manuella hanteringen gjorde att det tog mycket längre tid att hantera ett utlägg jämfört med idag, säger Linda Näslund, redovisningsansvarig på Olofsfors.

Tack vare Monitor Expense har utläggshanteringen blivit både enklare och snabbare.

– Med Monitor Expense kan den som har ett utlägg fota kvittot direkt i appen och om det tolkats rätt och eventuella uppgifter lagts till är utlägget klart för attest. Attesten kan även den göras direkt i appen. Vi på ekonomiavdelningen får sedan utläggsrapporten färdigkonterad och kan sedan skicka den till Monitor ERP för bokföring, säger Linda.

Denna automatisering har inneburit en markant förbättring av effektiviteten. Dessutom minskar det behovet av pappersarkivering och möjliggör tillgång till dokumentationen från olika platser.

– Den digitala hanteringen gör att det blir effektivare och vi slipper även pappersunderlag som ska arkiveras. Både för den som har utlägg och för oss på ekonomiavdelningen är det en snabbare hantering. Utläggsrapporten kan hanteras även om man inte är på kontoret eller om man har arbetsplatser på olika orter. Det är också lättare för användarna att kunna se sina gamla utläggsrapporter, avslutar Linda.