Leverantörsregister med inköpsstöd (SRM)

Det är viktigt att ha full koll på sina leverantörer. Det här är motorn i Inköp där du hanterar all kommunikation och specifika uppsättningar/inställningar för dina leverantörer. Du kan på ett enkelt sätt skapa aktiviteter, göra loggningar av aktiviteter och göra loggningar av din e-postkorrespondens. Det är lätt hänt att du går händelserna i förväg när du ska radera en upplagd leverantör. Då får du hjälp av MONITOR som alltid gör en kontroll i förfrågan, inköpsorder, fakturor, leverantörsreskontra, leverantörskopplingar och legoleverantörer på produktionsgrupp, så att inte leverantören förekommer på något av dessa ställen och behöver vara kvar.

Förfrågan till leverantörer – registrera, skicka, bevaka

Du vill ha svar på vad saker kostar och när du kan få dem levererade. Det är precis vad du gör här och oftast skickas flera förfrågningar samtidigt till likvärdiga leverantörer för att kunna välja ut den bäst lämpade. Du kan uppdatera befintliga förfrågningar eller ta bort dem. Vid uppdatering av en förfrågan kan du byta status på den när du har fått svar av leverantören, alternativt omvandla förfrågan till en inköpsorder (för hela förfrågan eller för enskilda rader). Du kan också kopiera en förfrågan till en ny "relaterad" förfrågan, till exempel om du ska revidera förfrågan eller skicka en kopia till en annan leverantör.

Inköpsorder

Här får du full koll på dina inköpsorder. Du skapar nya, ändrar eller tar bort befintliga order. Det är enkelt och du kan skapa inköpsorder på flera olika sätt, från olika håll:

• Du kan skapa inköpsorder manuellt.

• Du kan generera skarpa inköpsorder från inköpsorderförslag.

• Du kan skapa inköpsorder från kundorder eller tillverkningsorder.

Du kan även hämta upp och ändra inköpsorder som inte skapats i denna rutin, för att lägga till och ta bort orderrader, ändra på antal och leveransdatum, etc. Det gäller för inköpsorder som du har skapat från tillverkningsorder.

Inleveranser, utskrift av pallflaggor, mottagningskontroll

Det är väldigt smidigt att inleverera i MONITOR. Du kan på ett enkelt sätt söka på flera kriterier vid inleverans såsom ditt eget artikelnummer och ordernummer eller leverantörens artikelnummer. Vid ankomst skriver du ut pallflaggor och fäster på emballaget, innan det ställs ut på lagret. Där blir all information överskådlig.

Du kan skriva ut pallflaggor i olika storlekar samt välja vad som ska pre­sent­eras på pall­flaggan genom att editera det i MONITOR. Har du en ny leverantör så kanske du vill säker­ställa till en början att du har fått rätt saker och rätt antal. Därför väljer du att göra mot­tagnings­kontroller på den nya lever­ant­ören. Ibland så kanske du vill sätta en kontroll med ett visst intervall för att se om en lever­antör fort­sätter att hålla den nivå du förväntar dig. Allt detta får du hjälp med av systemet vid in­lever­ansen.

Registrera leverantörsfakturor, koppla mot inköpsorder

Systemet hjälper dig att ankomstregistrera nya leverantörsfakturor, ändra på befintliga fakturor, kreditera eller makulera fakturor. Det går att ankomst­registrera debet­fakturor, kredit­fakturor och ränte­fakturor. Även definitiv­bokning av fakturor kan du göra här. Ankomst­registrering av lever­ant­örs­fakturor kan du göra manuellt eller med fakturor från XML-filer som kommit från lever­antörer via e-post (MONITOR-till-MONITOR) och som du importerar till rutinen. Flera användare kan samtidigt arbeta i denna rutin med att ankomst­registrera leverantörs­fakturor.

Det går att koppla inköp­sorder till lever­ant­örs­fakturor. Du ser de inköps­order som är inlever­erade från den valda leverant­ören. Order­raderna visas på de inköps­order som har markerats att tas med. Du väljer vilka order­rader som ska kopplas till leverant­örs­fakturan. Priser, rabatt, moms­kod och kontering kan uppdateras på varje order­rad.

Leverantörs­reskontra med faktura­registrering och utbetalningar

I leverantörs­res­kontran har du kontroll över alla dina inkommande leverantörs­fakturor. Fakturor registreras och kopplas mot inköps­order för avstämmning, samt kan skickas på attest. Betalningar kan hanteras manuellt eller med fil­över­föring mot din bank. Vid olika rapporter ser du status över alla fakturor och kommande utbetalningar.

Uppföljning i form av t.ex. inköpsstatistik och leverantörsvärdering

Det är enkelt att få en tydlig bild över in­köps­statistiken genom att använda besluts­stödet i MONITOR. Du kanske vill se statistik för en viss tids­period, specifik leverantör eller en viss artikel. Du kan även se leverant­örs­faktur­eringen grafiskt i ett diagram – eller varför inte bygga en vy med precis det innehåll du vill se!

Det är också viktigt att hela tiden ha koll på de olika leverant­örernas förmåga att leverera i tid. Du kan enkelt mäta kassations­statistik för gjorda inleveranser. Det finns olika inställningar som påverkar hur beräkningen av leverans­säkerhet görs. Leverans­säkerheten kan baseras på gjorda inleveranser eller på order­rads­nivå och visar vilka inleveranser som levererats i tid. Summerat kan leverantörs­säkerheten presenteras som förhållandet mellan levererade i tid, för tidigt och för sent.

Artiklar

I MONITOR samlar du grunddata för artiklar på ett ställe. Data som sedan används på många olika ställen, i artikelregistret och i olika orderregister. Artikelregistret är det viktigaste och mest grundläggande registret. Här kan du ta fram artikellistor med lagerloggar och göra priskorrigeringar på artiklar.

Du kan importera nya artiklar, importera årsbudget för inköp och försäljning och importera priser till artiklarna. Du kan importera standardpriser, leverantörspriser (gäller även för legoartiklar), kundpriser och prislistor.

Behovsplanering

Här får du hjälp att hitta de artiklar som det förväntas bli brist av. I MONITOR kan du beräkna order­förslag med antal och tidpunkt. Här finns behovs­beräkningar och netto­behovs­körningar.

Nettobehovs­körningar kan schemaläggas till vissa tidpunkter, eller så kör du en kontinuerlig netto­behovskörning som går igenom de artiklar som har ändrats sedan den senaste körningen.

Du kan ta fram försäljningsprognoser som visar förväntad försäljning. I behovs­planeringen använder du sedan dessa prognoser för att se behov av antal, och leverans­datum för artiklar.

Inventering

Du kan göra löpande eller kompletta inventeringar. Löpande inventering sker ofta enligt ett rullande schema, där vissa lagerplatser, artikeltyper eller avdelningar inventeras var för sig medan produktionen pågår. Komplett inventering av hela lagret genomförs oftast då produktionen står stilla, till exempel under en helg.

Du kan flytta lagersaldo på artiklar mellan lagerplatser. Det går även att flytta saldot från en lagerplats i taget och då välja att fördela det på flera lagerplatser. Du kan även skapa nya lagerplatser i samband med förflyttningen av saldot.

Du kan även göra direkta lager­rapport­eringar utan någon order eller något projekt. Du kan också knyta en orsak och kontering till en direkt rapportering.

Lagervärdering

Det är enkelt att beräkna värdet av artiklarna i lagret. Om tillvalet Lagerställe används så kan du även värdera de artiklar som är under transport mellan lagerställen.

Du kan också beräkna värdet av produkter i arbete (PIA), det vill säga upparbetat värde av pågående tillverkningsorder. Rapporten använder du bland annat som underlag för att bokföra PIA-värdet i redovisningen vid månads- eller årsbokslut. Du kan beräkna PIA-värdet som en nulägesrapport eller välja att beräkna det för en given tidpunkt i dåtid.

Spårbarhet

Med en säker och detaljerad spårbarhet genom alla nivåer i förädlingskedjan minimerar du antalet produkter som eventuellt måste återkallas.

Du kan följa ett serienummer eller en batch i varje steg under förädlingen, från att varan ankommer från leverantören. Det handlar om att tala om vad som tas ut och läggs in i lagret, så att du i efterhand kan spåra från kundorder via tillverkningsorder till inköpsorder. Dessutom kan du spåra åt andra hållet, från inköpsorder via tillverkningsorder till kundorder. Du kan göra denna spårning oavsett vilken nivå som avses i förädlingskedjan.

Ärendehantering

Här har du funktioner för att registrera och lista ärenden vid olika avvikelser från kund, till leverantör och internt. Det går att lägga upp förvalda grund­data för olika ärende­typer som till exempel kund­av­vikelse eller leverantörs­avvikelse.

Det går att skapa fördefinierade faser eller aktiviteter och kostnader för en ärendetyp, som hämtas förvalt till ett nytt ärende. De förvalda faser, aktiviteter och kostnader som registrerats per ärendetyp går att ändra i samband med registreringen.

Det finns stöd för att koppla ersättnings­order till ärenden. Du kan då planera, styra och följa upp dessa ersättnings­order. Det kan röra sig om en ny order till kund eller leverantör eller en tillverknings­order för justering eller nytill­verkning av egen­tillverkade artiklar.

Ansvariga för olika aktiviteter på ärenden kan rapportera sina aktiviteter, allt eftersom de startas och avslutas. Och du kan ta fram en aktivitetslista som underlag för kostnader.

Du kan även mäta nyckeltalet leverans­kvalitet mot kund respektive från leverantör och visa detta grafiskt. Det finns även stöd för att göra leverantörs­värdering av operations­lego.

Beräkning

Du kan beräkna och uppdatera årsbudget på artiklar. En årsbudget fördelas utifrån en budgetkurva. Det finns också en funktion för att beräkna och lagra årsvolymen på artiklar. Data för årsvolym kan hämtas på olika sätt och lagringen sker till årsvolymen eller årsvolymen för nuvarande takt.

Dessutom kan du beräkna artiklars säkerhetslager, det vill säga vid vilket lagersaldo som en beställningssignal ska gå ut. Volymen som ska beställas styrs av artikelns orderkvantitet – som också går att beräkna. Syftet är att få fram den order­kvantitet som mini­merar kostnaderna för lager­hållning och anskaffning. Denna används sedan vid behovs­planering och kalkylering.

Kontoplan, konteringsdimensioner och konteringar

Det följer med en standardkontoplan i MONITOR som är förvald, men som vid behov kan kompletteras med fler konton. Konton registrerar du för att de ska användas i den löpande bokföringen och i vissa fall för att användas i de olika delarna av systemet där kontering mot bok­förings­order ska göras.

Det följer med tre konterings­dimensioner: Kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt. Du kan vid behov utöka med fler (det finns stöd för maximalt åtta konterings­dimensioner). Och till varje konterings­dimension kan du lägga till flera dimensions­koder.

Det följer också med rubriker och SRU-koder för konton i kontoplanen. Dessa kan du vid behov ändra och även komplettera med fler rubriker och SRU-koder.

Du kan skapa automatkonteringar som gör att flera extra konteringar kan utföras automatiskt av systemet. Och med automatfördelningar kan ett belopp fördelas ut mot till exempel olika kostnadsställen och kostnadsbärare.

Periodiseringar

Periodiseringar använder du då bokföring av ett totalbelopp ska fördelas över ett önskat antal månader. I normalfallet skapas periodiseringar från andra ställen i systemet, till exempel då leverantörsfaktura eller verifikationer registreras. Men du kan även skapa periodiseringar manuellt och ändå koppla dem till exempelvis leverantörsfaktura eller verifikation.

Periodiseringsfunktionen kan du även använda för att vända en verifikation i en kommande redovisnings­period – till exempel en boksluts­verifikation som ska vändas bort näst­kommande år.

Löpande bokföring

I den löpande bokföringen kan verifikationer skapas automatiskt via integration, eller manuellt. Du kan hämta upp befintliga verifikationer och göra ändringar. Och du har även möjlighet att skapa rättnings- och vändningsverifikationer för korrigering av tidigare registrerade verifikationer. Du kan också kopiera verifikationer och periodisera dem (en vändande verifikation i efterföljande period/år). Du kan skapa egna verifikationstexter som används vid registrering av verifikationer och betalningar. Det underlättar registreringen eftersom återkommande texter kan läsas in utan att behöva skrivas varje gång.

Budget

Du kan registrera nya budgetar eller skapa budgetar via kopiering av data, till exempel kopiering av budget samt utfall från tidigare år. Och du kan registrera flera parallella budgetar på ett och samma bokföringsår – ställ in det antal budgetar som ska kunna hanteras. Den budgetkurva som ska användas hämtas förvalt från kontoplanen vid registreringen, men du kan även välja en annan budgetkurva.

Årsbyten och periodbyten

I Redovisningen kan du smidigt byta redovisningsperioder och utföra årsbyten till nytt bokföringsår.

När du kör i gång med MONITOR kan du manuellt importera ingående balans till redovisningen. Det går även att importera all bokföringsdata via SIE-filer.

Rapporter och uppföljning

I huvudboken ser du alla verifikationsrader grupperade per konto eller per projekt. För varje gruppering kan du se ingående och utgående saldo samt utgången av den tidsperiod som valts. För balanskonton visas årets ingående balans. Data bygger på verifikationer i redovisningen med kopplingar till bland annat kontoplan, dimensioner, projekt, etc.

Du kan visa saldoinformation för ett eller flera konton, i aktivt bokföringsår eller i ett annat bokföringsår. Och du kan få detaljerad information, som transaktioner och journaler samt konteringsdimensioner.

Några färdiga redovisnings­rapporter följer med: Saldo­rapporter (med och utan konto­dimensioner), balans­räkning, resultat­räkning och resultat­budget. Du kan även skapa dina egna rapporter. Moms­rapporter kan sparas till en moms­deklar­ations­fil som du skickar till skatte­myndig­heten.

Du kan även få underlag för rapportering av EU-statistik. I Sverige kallas detta för ”periodisk sammanställning” och det rapporteras till skattemyndigheten.

Händelser i bokföringen kan visas i kronologisk ordning, där varje post visar när händelsen inträffade och vilken användare som utförde den – när posten skapades, ändrades eller blev borttagen.

Projektredovisning

Projektredovisning ingår i Redo­visnings­modulen. Projekt är ett samman­hållande begrepp för olika order, intäkter, kostnader och tid. Ett projekt kan vara av olika typer, exempelvis utvecklings­projekt, ombyggnation eller produktion. Du kan ange ett projekt­nummer på tillverknings­order, i konteringen på kundorder, etc. för att knyta dessa poster till ett projekt. Även aktiviteter kan registreras och hanteras i projekt­redovisningen.

Projektets kostnader, intäkter och tid följs upp via kostnadstyper. Dessa hämtas från olika moduler i systemet. För varje kostnads-/intäktstyp hanteras budget, planerat och orderlagt, utfall, förväntat utfall och prognos.

Projektet hanterar även faser med olika aktiviteter. Varje aktivitet kan hantera planerad tid, rapporterad tid samt resttid. Aktiviteter kan även kopplas till kostnadstyper, vilket innebär att den tid som rapporteras även fångas upp som en kostnad i projektet.

I projektredovisningen kan du även rapportera kostnader, intäkter eller tidsåtgång direkt på projekt i de fall det är svårt att fånga upp dessa delar via kundorder. Även enskilda aktiviteter kan rapporteras per användare direkt på projekt. Du kan även göra olika uppföljningar av projekt och de timmar som är kopplade mot projekten.